Er du træt af bunker af papirer, som optager al din tid og plads på kontoret? Hvorfor ikke give dit arkiv en opgradering og begynde at scanne dem?
Selvom det kan virke som en tidskrævende opgave, kan det spare dig for tid og plads i fremtiden. I denne blog vil vi give dig nogle tips og tricks til at scanne dit papirarkiv mere effektivt.
1. Organiser dit arkiv
Før du begynder at scanne, skal du sørge for at organisere dit arkiv. Sorter dine papirer efter dato, kategori eller emne, og fjern alt, hvad du ikke længere har brug for. På denne måde vil det være nemmere at finde de vigtige dokumenter senere.
2. Invester i en god scanner
Det er vigtigt at have den rigtige scanner til at udføre jobbet. En god scanner kan scannere store mængder af dokumenter på kort tid. Derudover bør din scanner have en automatisk dokumentføder (ADF), som vil gøre scanningen meget hurtigere.
Du kan også overveje at købe en duplex-scanner, som scanner på begge sider af arket samtidig.
3. Brug OCR-software
OCR-software (optical character recognition) kan gemme det scannede dokument på din computer som en tekstfil, hvilket er meget praktisk, hvis du har brug for at redigere eller kopiere teksten senere. Derudover kan OCR også hjælpe dig med at organisere dine scanninger efter nøgleord og emner.
4. Digitalisering af dine gamle arkiver
Hvis du har flere år gamle papirarkiver, kan det være en god ide at digitalisere dem også. Du kan leje en professionel skanner eller outsource opgaven til et firma, som specialiserer sig i arkivdigitalisering.
Har du mange arkiver på din arbejdsplads, kan det være en god ide at hente hjælp fra en specialiseret virksomhed til at digitalisere dine arkiver. I redaktionen kan vi anbefale, at du henvender dig til PostNord Strålfors.
5. Sikkerhedskopier dine scannede dokumenter
Det er vigtigt at sikkerhedskopiere dine scannede dokumenter på en ekstern harddisk eller cloud-lager. På denne måde vil du aldrig miste vigtige dokumenter, hvis din computer skulle gå ned eller blive stjålet. Det kan være oplagt at vælge en erhvervsløsning her.
Spar på plads og papir gennem digitalisering
Scanning af dit papirarkiv kan give dig flere fordele i din virksomhed. Det kan spare tid, plads og gøre det nemmere at organisere og finde specifikke dokumenter. Når du har organiseret dit arkiv, kan du begynde at scanne det ved hjælp af en god scanner med en automatisk dokumentføder og OCR-software.
Hvis du har gamle arkiver, kan du outsource opgaven til et professionelt firma for optimal kvalitet. Sidst men ikke mindst, er det vigtigt at sikkerhedskopiere scannede dokumenter for at undgå mulige tab af information. Med disse tips kan du opgradere dit papirarkiv hurtigt og effektivt.